이번 글에서는 ‘클라이언트·상사가 원하는 PPT 스토리라인 잡기’라는 제목과 함께 1조 가치 보고서 작성을 위해 꼭 알아야 하는 PPT 스토리라인 구성 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다. 아래 내용도 꼭 꼼꼼하게 읽어보시면 좋겠죠?
PPT 스토리라인: 왜 필요할까?
우리는 PPT를 그릴 때 작업 순서를 꼭 잘 지켜야 한다는 이야기를 했던 적이 있습니다. 가장 먼저 할 일은 스토리라인 정리, 그 다음은 블랭크 슬라이드 그리기라고 했는데요. 스토리라인과 블랭크 슬라이드를 다 그리고 나면 이제야 비로소 PPT를 그릴 준비가 되었다고 할 수 있습니다. 이렇게 미리 내용 다 정리하고 작업하는 것과 그렇지 않은 것은 작업 효율이 최소 2배는 차이가 날 수 있습니다.
그리고 스토리라인은 PPT 작업을 하기 전에 미리 글로 내용을 다 정리해두는 것이라고 했어요. 이게 그냥 내용을 막 쑤셔 넣듯이 적는 건 아닙니다. 그보다는 어떤 순서와 어떤 메시지로 PPT를 만들지를 미리 정교하게 생각을 하면서 정리를 하는 것에 가깝습니다. 우리가 보고서를 만들 때 필요한 자료와 정보가 있을 거고요. 그리고 이 보고서를 통해 하고 싶은 말이 있을 텐데 이렇게 우리가 알게 되고 고민했던 내용들을 글로 정리를 하는 것이죠.
스토리라인을 정리할 때는 꼭 어떤 정해진 하나의 툴로만 작업을 해야 하는 것은 아닙니다. 저는 컨설팅 시절에 보통 MS Word로 이걸 많이 만들고는 했는데 요즘 회사에서는 Notion 같은 툴도 많이 쓰죠. Google Docs를 쓰시는 경우도 많을 거고요. 어떤 툴이 되었든 사실 크게 상관은 없으니 본인이 가장 쓰기 편하고, 익숙하고 작업할 때 집중 잘 되는 툴을 쓰시면 됩니다.
그렇다면 어떻게 정리한 스토리라인이 좋은 스토리라인일까요? 먼저 우리가 PPT를 만드는 이유를 잘 생각해봐야 합니다. 우리가 PPT로 무언가 보고서를 만들어서 제출한다고 하는 것은 어떠한 주제에 대해서, 우리가 진행한 리서치·분석에 대한 내용을 기반으로, 우리가 무언가 하고 싶은 혹은 해야 하는 이야기가 있다는 뜻이거든요. 그걸 핵심 메시지라고 표현을 할텐데 이 핵심 메시지가 스토리라인 상으로 깔끔하게 잘 정리가 되어 있어야 하는 겁니다. 그리고 그게 처음부터 끝까지 쭉 읽어봤을 때 전체적인 구조가 흐름이 자연스럽게 이어질 수 있어야겠죠. 남이 쓴 하나의 책, 혹은 하나의 글을 읽는다고 생각하고 이게 위에서부터 아래로 읽어 내려왔을 때 누구나 쉽게 내가 하고자 하는 말을 잘 이해할 수 있는 흐름인지를 봐야 하는 겁니다. 갑자기 중간에 이상한 내용이 나온다거나, 앞에서 한 말과 뒤에서 한 말이 다르거나 그러면 안되겠죠. 그런 것들이 없게 처음부터 끝까지 쭉 자연스럽게 이야기가 흘러 내려오는 구조로 스토리라인을 잘 정리하는게 당연히 중요하고요.
다만 우리가 쓰는 스토리라인은 그냥 일반 글이 아니라 특정 사업의 방향성이나 전략에 대한 전략·기획 문서죠. 그만큼 정합성이나 설득력이 중요하기 때문에 우리가 하고자 하는 핵심 메시지별로 이를 제대로 뒷받침할 수 있는 백업 자료들이 함께 잘 정리가 되어 있어야만 합니다. 당연히 스토리라인을 쓰기 전에 이러한 자료, 수치에 대한 리서치와 분석은 미리 다 진행이 되어 있어야 합니다. 다만 스토리라인에는 꼭 이걸 다 적을 필요는 없는데요. 왜냐면 우리가 제출하는 최종 문서는 PPT이지 이 Word 문서는 아니잖아요. 그래서 스토리라인을 적을 때는 그 자료, 그 수치가 어디에 어떻게 백업으로 들어가면 좋은지 위치 정도만 잡아줘도 되기는 하고요. 이를 나중에 실제 PPT로 그릴 때 수치를 자세히 적어주면 되는 겁니다.
PPT 스토리라인: 메시지란?
자, 근데 앞에서 한 말이 대충 무슨 이야기인지는 알겠는데 그래서 여기서 말하는 ‘메시지’라는 것이 정확히 무슨 의미일까요? 스토리라인에 꼭 적어야 한다고 말하는 이 ‘메시지라는게 도대체 무엇이냐’ 싶으신 분들도 계실 것 같아요. 생각을 해보면 우리가 만드는 PPT가 그냥 PPT가 아니잖아요. 전략·기획 PPT란 말이죠. 전략·기획 PPT는 기본적으로 사업에 유의미한 이야기를 담고 있어야 하는 PPT여야 하는 것이 당연하겠죠.
그렇다면 사업에 유의미한 이야기가 도대체 무엇이냐? 이걸 잘 생각을 해보시면 좋을 것 같은데요. 그래서 우리가 보통 ‘메시지’라고 할 수 있는 것들은 화면에 보이시는 두 가지 중 하나의 요건을 만족하는 것들을 말하는 경우가 많아요.
첫 번째는 ‘위기 상황에 대한 경보’인데요. 말 그대로 어떤 특정 상황이나 이벤트가 우리 회사의 사업, 우리 조직의 성과에 문제를 일으킬만한 요소가 있는 무언가에 해당하는 경우가 여기 들어갈 수 있겠죠.
두 번째는 ‘문제 해결에 대한 솔루션’입니다. 내가 전달하고자 하는 정보가 단순히 특정 문제 상황에 대한 경고를 넘어서, 이를 해결하는데 직접적으로 도움이 될 수 있는 아이디어라면 더 좋겠죠. 그리고 보통 전략·기획 PPT라고 하면 대부분 이 ‘문제 해결에 대한 솔루션’까지 담겨 있어야 하는 경우가 대부분입니다. 전략·기획 PPT잖아요.
만약에 내가 만든 스토리라인에 ‘위기 상황에 대한 경보‘도 없고, ‘문제 해결에 대한 솔루션’도 없고 그렇다면 제대로 된 보고서라고 할 수가 없겠죠? 이런 경우라면 아무리 PPT 예쁘고 멋지게 만들어도 다 의미가 없게 되어버리는 거니까요. 이런 것들을 스토리라인 작업을 하면서 미리 챙기면 좋다, 아니 미리 챙겨야만 한다는 이야기를 드리는 것입니다.
좀 쉽게 설명을 드려볼까요. 우리가 ‘메시지‘라고 하는 것은 일반적인 단순 정보 전달과는 명확하게 구분이 되어야만 하는 것들입니다. 예를 들어 ‘복어에는 독이 있습니다’와 ‘지금 당신이 먹는 그 복어에는 독이 들어 있습니다’는 비슷해 보이지만 완전히 다른 이야기죠. 그냥 ‘복어에는 독이 있습니다’라고 하는 것은 복어에는 독이 들어 있다는 문장 그대로의 사실을 전달하는 것이고, ‘당신이 먹고 있는 그 복어에는 독이 있습니다’라고 하는 것은 지금 ‘당신이 먹고 있는 복어에는 독이 제거되지 않았으니 당신이 그걸 먹고 죽을 수도 있다’라는 경고를 내포하고 있는 것이기 때문입니다. 그리고 여기서 한 단계 더 나아가서 ‘당신이 먹고 있는 복어에는 독이 있을 수 있으니 당장 병원에 가보시는 것이 좋겠습니다’라는 말을 해주면 일종의 문제 해결에 대한 솔루션까지 제시해주는 것이라고 할 수 있겠죠. 이렇게 메시지라고 하는 것은 그냥 정보만 딱 전달하는 것과는 다른 것이라는 점을 잘 이해해주시면 좋을 것 같습니다.
우리가 만들고자 하는, 만들어야 하는 기획·전략 분야의 PPT 보고서도 다 마찬가지입니다. 예를 들어 ‘연말 현금 잔고가 10억 원입니다’라고 하는 것과 ‘연말 현금 잔고가 10억 원밖에 안되는데 이대로면 3월에 파산할 수도 있습니다’라고 하는 것은 전혀 다른 말이거든요. 그냥 ‘연말 현금 잔고가 10억 원입니다’라고 하면 이게 충분한 건지 적은 건지, 괜찮은 건지 아니면 문제인 건지를 전혀 알 수가 없잖아요. 만약 이 회사가 인원이 2명 밖에 안되는 작은 스타트업이라면 10억 원이라는 돈도 무척 큰 돈일 것이고, 인원이 수백 명에 한 달에 급여만 수십억 원을 지급해야 하는 중소 기업 이상의 회사라면 10억 원이라는 돈이 무척 빠듯한 돈이 될 수도 있는거죠. 이렇게 같은 정보라도 경우에 따라 아무 것도 아닌 팩트 그 자체가 될 수도 있고, 어떠한 위기 상황을 주변에 알리는 ‘메시지’가 될 수도 있는 겁니다.
그리고 단순히 문제 제기만 하는 것이 아니라 솔루션이나 돌파구, 해결 방안도 같이 제시를 해줄 수 있으면 사실 더 좋겠죠. 그리고 내가 전략·기획 분야에 관심이 있고 이 분야에서 일을 하고 싶다면 사실 반드시 본인이 솔루션 제시까지 할 수가 있어야 합니다. 예를 들어 ‘연말 현금 잔고가 10억 원으로 빠듯한데 최대 30억 원까지 지원해주는 중소기업 지원 프로그램에 신청해보는 것은 어떨까요?’라고 제안을 한다면 어떻게 될까요. 이렇게 현재 겪고 있는 문제 상황에서 벗어나거나 이를 해결할 수 있는 현실적이면서도 임팩트 있는 아이디어를 전달할 수 있다면 정말 좋은 ‘메시지’라고 할 수 있을 겁니다.
‘메시지’가 되기 위해서는 이렇듯 ‘위기 상황에 대한 경보’ 또는 ‘문제 해결에 대한 솔루션’ 둘 중 하나의 요건을 만족해야 하는데요. 언뜻 보면 서로 달라보이는 이 두 요건이 잘 생각해보면 서로 상당히 비슷한 부분이 많다는 점도 알 수가 있습니다. 바로 ‘위기 상황에 대한 경보’이든 ‘문제 해결에 대한 솔루션’이든 ‘메시지’는 늘 내가 속한 조직이 어떠한 의사결정이나 실제적인 행동을 하도록 유도한다는 사실인데요. ‘위기 상황에 대한 경보’는 특정 액션을 제안하거나 강요하지는 않지만 그 문제 상황을 벗어날 수 있도록 적시에 문제를 알린 뒤 상대방의 행동을 재촉하는 것이고, ‘문제 해결에 대한 솔루션’은 직접적으로 상대방이 특정 액션을 하도록 제안하는 것에 가깝습니다. 이렇듯 ‘위기 상황에 대한 경보’이든 ‘문제 해결에 대한 솔루션’이든 결국 누군가가 어떠한 액션을 취할 것을 요청한다는 점에서는 분명 공통점이 존재하며, 바로 이 점이 ‘메시지’와 ‘단순 정보 전달’을 구분하는 중요한 기준이 됩니다.
다만 이제 이 글을 보시는 분들은 그냥 단순 PPT 제작자보다는 전략·기획 분야 지망생 분들이 많으실 거잖아요? 그것이 대기업 전략기획실이든, 스타트업 전략기획팀이든, 컨설팅 회사든 말이죠. 본인이 전략이나 기획을 하신다고 하는 것은 문제를 적시에 잘 파악하고 이를 조직에 알리는 것도 중요하지만 기본적으로는 본인도 어느 정도는 이에 대한 답을 찾을 수 있는 의지와 노력을 해야만 합니다. 전략·기획은 그냥 단순 리서치 업무를 하는 사람을 의미하는 것은 아니거든요. 말 그대로 한 기업, 한 사업의 방향성과 성과에 크게 영향을 미칠 수 있는 중요한 의사결정에 관여하고 또 사업을 하다 보면 마주치는 다양한 문제에 대한 솔루션을 찾을 수 있어야 한다는 의미가 되니까요. 그러니까 꼭 여러분들은 ‘위기 상황에 대한 경보‘, ‘단순 문제 제기‘를 넘어서 꼭 ‘문제 해결에 대한 솔루션‘까지 생각하실 수 있는 분들이 되시기를 희망을 해봅니다.
여튼 우리가 스토리라인을 정리할 때 중요한 것은 바로 이 핵심 메시지가 잘 담겨 있어야 하고, 이 핵심 메시지가 자연스러운 흐름을 통해 잘 전달되어야 한다는 점입니다. 그리고 이 핵심 메시지를 뒷받침하는 백업이나 자료, 수치 등이 잘 정리가 되어 있어야 한다는 점이고요. 이게 처음에 얼마나 잘 정리되어 있고 아닌지가 우리가 만드는 PPT 보고서의 성패, 퀄리티를 100% 결정하게 된다는 점을 꼭 명심하시기를 바랍니다.
PPT 스토리라인: 언제 만들면 좋을까?
그렇기 때문에 스토리라인 작업은 내가 모든 리서치·분석, 핵심 메시지 도출과 같이 PPT 작업에 필요한 모든 내용이 다 준비된 상태에서 진행하면 되는 겁니다. 내가 내용도 모르고 무슨 말을 할지 메시지도 없는데 스토리라인을 정리하는 건 큰 의미가 없잖아요. 물론 작업 초반에 작업 계획이나 내 가설을 간단하게 정리하는 건 도움이 될 수 있는데 이건 보통 PPT 작업을 위한 스토리라인이라고 부르지는 않고요. 말 그대로 작업 계획이나 가설이라고 부르죠. 스토리라인은 그 작업이 다 되고, 내가 하고 싶은 말이 더 이상 가설이 아니라 어떤 확신이 있는 핵심 메시지가 되었을 때 정리하는 그 내용을 스토리라인이라고 하는 겁니다. 내가 만들고자 하는 PPT의 초벌구이 같은 역할을 하는게 이 스토리라인이 되는 것이죠.
스토리라인을 적다 보면 이럴 때가 있을 수는 있어요. 내가 다 준비가 된 줄 알고 스토리라인을 막 써내려 가는데 알고 보니 뭔가 좀 부족한 부분이 있었던 거죠. 이런건 괜찮습니다. 이런걸 미리미리 사전에 파악할 수 있게 해주는게 또 스토리라인의 중요한 역할 중 하나거든요. 다만 이렇게 부족한 내용이 있으면 반드시 PPT를 그리기 전에 스토리라인에 보완을 하는 것이 중요합니다. PPT를 그리다가 갑자기 다시 무언가를 조사하거나, 메시지가 변경되는 상황을 최소화해야 하는 거에요. 그게 스토리라인을 만드는 이유거든요.
어쨌거나 그렇게 내용이 다 준비가 되면 이렇게 한 판의 글로 정리를 하면 되는데요. 이렇게 스토리라인을 정리할 때도 알고 계시면 좋은 약간의 팁들이 있어서 그걸 마저 설명을 좀 드려보도록 하겠습니다.
PPT 스토리라인: 작업 요령
일단 먼저 스토리라인을 정리할 때는 우리가 그냥 일반 글 적듯이 줄글을 막 적는게 아니라 1번, 2번, 3번 혹은 A, B, C 이런 식으로 구조적으로 정리를 하면 좀 더 좋습니다. 이렇게 문서를 구조화하면서 내려오면 내가 어느 파트에서 어떤 이야기를 하고 싶은지, 중요한 내용 중에 빠진 것은 없는지, 전체 흐름은 자연스러운지를 좀 더 쉽고 명확하게 파악을 할 수가 있다는 장점이 있기 때문입니다.
그리고 세부 내용을 적을 때도 그냥 줄글로 막 적는게 아니라 이렇게 Bullet Point를 활용해서 깔끔하게 1-2줄 이내로 정리해주는 것이 좋습니다. ‘~합니다.’, ‘~이다.’ 이런 식으로 문장을 다 적을 필요가 없어요. 그냥 ‘매출 1조 기업 목표‘, ‘핵심 키워드 발굴‘, ‘맞춤형 제품 기획 가능‘ 이런 식으로 짧고 간결하게 문장을 적어주면 되거든요. 불필요하게 긴 줄글을 적을 필요는 없다는 것이죠. 잘 생각해보면 어차피 나 혼자 보는 문서거든요. 다른 사람들한테는 이 스토리라인이 전달되는게 아니라 이 스토리라인을 기반으로 만든 최종 PPT 문서가 전달이 될 거잖아요. 그러니까 이 세부 내용은 꼭 들어가야 하는 내용 중심으로 내가 잘 알아볼 수 있게만 정리가 되어도 괜찮은 경우가 많습니다.
그래도 문장 구성을 할 때 하나 신경쓰면 좋은 부분은 하나 있습니다. 최상단 Bullet Point인데요. 일단 스토리라인을 만들 때는 이 최상단 Bullet Point 하나가 곧 1장의 슬라이드가 된다고 생각하고 작업을 하면 좀 더 편합니다. 우리가 이 스토리라인을 가지고 곧 PPT를 그리게 될 것이니까, 이를 염두에 두고 이 텍스트를 정리를 하는 건데요. 그래서 최상단 Bullet Point의 내용, 즉 ‘국내 화장품 시장 규모 32조 원 육박, 매년 5% 내외 견조한 성장 예상’, ‘차별적 경쟁력 확보 시 신규 업체도 빠른 안착·성장 가능하며 성장 Upside가 높은 시장’과 같은 문장들은 각각이 1장의 슬라이드의 맨 위에 적히는 그 제목들이 되는 것이죠. 그런데 이 문장들은 잘 생각해보면 각 슬라이드의 핵심 메시지를 나타내는 가장 핵심이 되는 문장들이잖아요. 그리고 오른쪽에 보시는 것처럼 이렇게 슬라이드 최상단에 그대로 적힌단 말이에요. 그러니까 다른 문장은 몰라도 이 최상단 Bullet Point에 적히는 이 문장만큼은 각 슬라이드의 얼굴이라고 생각하고 좀 더 신경써서 작업할 필요가 있다는 점이고요. 대신 이때 이 문장을 잘 정리해두면 나중에 PPT 만들 때는 이 문장을 각 슬라이드 최상단에 복붙만 할 수가 있게 됩니다. 이해가 되셨죠?
그리고 그 아래 해당 슬라이드에 들어갈 주요 내용, 백업 자료 등을 이렇게 적어 두면 되는데요. 여기 보시면 ‘인력 vs. 시스템, Push vs. Pull → 타 기존 사업 방식과 비교 (2×2 Matrix)’라든지 ‘’18-’22 실적, ’23F-’27F 재무 추정 입력 (Bar Chart)’ 같이 제가 적어둔 부분들이 보이시죠. 이렇게 핵심 메시지 아래에 이를 뒷받침하는 백업 자료 같은 것들에 대한 내용을 적을 때는 내가 어떻게 시각화를 할지, 또는 어떤 자료가 들어갈 것인지 정도만 적어 두어도 충분합니다. 예를 들어 위에 적힌 사례의 경우에는 2×2 Matrix가 들어가면 좋겠다는 시각화 계획을 머리 속에 넣고 이렇게 ‘2×2 Matrix’라고 대략적으로 표시만 해두는 것입니다. 스토리라인에 일일이 시각화 자료를 모두 넣거나 엄청 디테일하게 적을 필요는 없겠죠. 그리는 건 나중에 본격적으로 PPT 작업으로 넘어갔을 때 하면 되는 것이니까요.
그리고 아래에 있는 사례도 마찬가지입니다. 어차피 나중에 PPT를 그릴 때 그때 내가 미리 조사해둔 자세한 수치를 가져와서 차트나 표로 넣을 예정이기 때문에, 그 수치나 자료가 이미 확보가 되어 있고 또 어떤 자료나 수치인지만 명확히 잘 알고 있다면 굳이 스토리라인에 디테일한 수치들을 다 적지는 않아도 괜찮은거죠.
PPT 스토리라인: 꼭 알아야 할 팁
이어서 좀 자잘한 팁을 몇가지 더 드려보도록 하겠습니다. 저는 이제 컨설팅 시절에 작업하던 습관이 있으니까 MS Word를 많이 쓰는 편이기는 한데요. 그래서 MS Word로 스토리라인을 작업할 때 알고 있으면 좋은 팁을 몇 개 좀 더 알려드려 보도록 하겠습니다.
첫번째는 스토리라인 작업을 할 때 개인적으로 선호하는 세팅입니다. 이렇게 세팅을 하면 내용을 한 눈에 보기가 좋아서 실제 스토리라인 정리를 할 때 효율이 많이 올라가는 편입니다. 먼저 첫 번째로 여백을 좀 조정을 하는 겁니다. 워드가 기본 세팅을 보면 가장자리에 여백이 좀 불필요하게 넓어서 공간이 비효율적으로 낭비가 되는 경우가 생기거든요. 특히 스토리라인은 누구한테 인쇄해서 전달하거나 할게 아니기 때문에 굳이 여백이 많이 있어야 할 이유가 하나도 없습니다. 그래서 저는 MS Word 켜면 이 여백부터 바로 줄이고 시작을 하고요.
그 다음 두 번째 항목은 화면 방향입니다. 워드 기본 세팅은 세로 화면이거든요. 워드 문서는 보통 세로로 작성이 되는 경우가 많으니까요. 그런데 스토리라인 단계에서는 굳이 세로로 할 필요가 없겠죠. 가로로 돌리면 모니터에 한 장이 깔끔하게 들어오는데 세로로 돌리면 문서 한 장이 모니터에 다 안들어오기 때문에 이게 문서 전체 흐름을 한눈에 파악하기가 어렵습니다. 그래서 저는 가로 화면으로 작업하는 것을 선호하고 또 권장하는 편이기는 합니다.
그리고 마지막 세 번째는 줄 간격입니다. MS Word가 또 기본 세팅 상으로는 줄 간격이 너무 넓거든요. 문단 아래마다 여백이 자동으로 들어가게 되어 있는데 저는 이걸 끕니다. 그러면 가시성도 높아지고 한 눈에 더 많은 글자가 보이니까 한 눈에 문서를 쭉 파악하기도 더 좋아집니다.
만약 MS Word를 통해서 스토리라인 작업을 하시는 분들은 제가 말씀드린 이 세 가지 세팅을 한 번 잘 활용해 보시기를 바랍니다. 이게 같은 내용을 워드 기본 세팅으로 봤을 때 화면으로 볼 수 있는 모습이거든요. 잘 보시면 뭐가 막 적혀있기는 한데 여백도 많고 줄간 간격도 넓고 이러다 보니까 전체 내용이 한 눈에 잘 안들어오는 걸 볼 수가 있는데요. 페이지가 둘로 쪼개져서 보여지니까 내용이 흐름대로 잘 보이지도 않죠. 그래서 개인적으로는 MS Word 기본 세팅으로 작업하는 것을 추천하지 않는다고 말씀을 드린 것이고요. 앞서 말씀드린 3가지 세팅을 적용하고 나면 이렇게 모니터 가로 화면이 맞게 페이지가 세팅이 되거든요. 이러면 전체 내용이 한 눈에 잘 들어오고, 줄간 간격도 적당하고 내용도 흐름 순서대로 파악하기 좋다는 장점이 있죠. 사실 개인마다 본인이 선호하는 세팅에는 차이가 있을 수가 있으니까 꼭 제가 말씀드린대로만 하셔야 하는 것은 아니고, 제가 말씀드린 것들을 참고해서 본인이 편하신대로 세팅을 하시면 되겠습니다.
맺음말
여기까지 스토리라인 작성 방법에 대해서는 우리가 지켜야 하는 원칙부터 해서 세부적인 작업 팁까지 자세히 설명을 드린 것 같고요. 그러면 이제 다음 단계로 넘어가야겠죠? 다음 영상에서는 PPT 작업 순서 두 번째, 블랭크에 대해 알아보도록 하겠습니다. 블랭크 슬라이드를 그릴 때는 어떻게 그리면 되고, 어떤 부분들을 염두에 두고 그리면 되는지를 설명드릴 예정이니까요. 다음 글도 잘 따라와 주시면 감사하겠습니다.