이번 글에서는 좋은 PPT vs. 나쁜 PPT를 가르는 PPT 작성 6원칙에 대해 알아보도록 하겠습니다. 보고서 작성을 앞두고 제대로 된 PPT를 만들어보고 싶으신 분들이라면 아래 내용을 꼭 미리 참고해보시는 것이 좋겠죠?
꼭 기억해야 할 6원칙
앞선 글에서는 전략·기획 분야에서 자주 사용하는 PPT 스타일과 특징, 언제 왜 어떻게 쓰면 좋은지에 대해서 간단하게 살펴봤는데요. 하지만 좋은 PPT라고 하는 것이 꼭 디자인과 스타일만 잘 맞춘다고 해서 되는 것은 아니거든요. 그래서 이번 글에서는 나쁜 PPT 대신 좋은 PPT를 그리기 위해 우리가 꼭 알아야 하는 것들에는 어떤 것들이 있는지를 함께 하나씩 차례대로 알아보도록 하겠습니다.
첫 번째는 ‘One Slide One Message’라는 원칙인데요. 들어보신 분들도 있으실 것 같고 생소하신 분들도 있으실 것 같아요. 한 슬라이드에는 하나의 메시지만 들어가야 한다는 내용인데 자세한 뜻은 좀 있다 더 설명을 드릴 수 있도록 하겠습니다.
두 번째는 ‘텍스트는 1-2줄 이내’입니다. 쉽게 이야기 하면 무언가를 텍스트로 쓸 때는 가급적 1줄, 길어도 2줄이 넘지 않게 쓰라는 의미인데요. 이게 왜 필요한지에 대해서는 뒤에서 예시를 직접 보시면 아마 이해가 쉬우실 것 같습니다.
세 번째는 ‘꼭 필요한 것만 강조할 것’입니다. PPT를 예쁘고 멋지게 만들고 싶은 욕심에 가끔 색상도 화려하게, 글자도 화려하게, 다 화려하게 가는 경우가 있는데 적어도 전략·기획 쪽 PPT에서는 이러면 안된다는 의미이고요.
네 번째는 ‘꼭 필요하지 않은 이미지, 아이콘은 쓰지 말 것’이라는 내용인데요. 이게 사실 전략·기획 쪽 PPT가 아니라 디자인, 광고 이런 크리에이티브 계열 쪽 PPT와는 가장 크게 차별화되는 부분 중에 하나입니다. 전략·기획 분야 PPT는 보통 감성 쏙 빼고 오로지 정보와 메시지로 승부를 보는 좀 그런 경향이 있거든요.
다섯 번째는 ‘차트 & 도식 활용 중요’인데요. 전략·기획 쪽 PPT에서는 숫자가 무척 많이 등장하기 때문에 이를 적절한 차트로 잘 보여주는 것이 중요하고요. 또 어려운 정보들이 많이 들어가기 때문에 이를 이해하기 쉽고 잘 구조화된 도식으로 표현하는 것이 중요하다는 의미입니다.
마지막으로 여섯번째는 ‘레이아웃은 간결할 수록 좋음’이라는 건데요. 지나치게 PPT를 잘게 복잡하게 쪼개서 쓰지는 말라는 의미라고 보시면 됩니다. 말로만 하면 무슨 말인지 알 것 같으면서 아직 확 와닿진 않죠. 그래서 이 좋은 PPT, 나쁜 PPT를 가르는 PPT 작성 6원칙을 각 원칙별로 좀 더 자세히 예시와 함께 설명을 드려보도록 할게요.
좋은 PPT 원칙 1: One Slide, One Message
자, 가장 먼저 확인해볼 것은 바로 ‘One Slide One Message’입니다. 앞에서 ‘One Slide One Message’란 한 슬라이드에는 하나의 메시지가 들어가야 한다는 의미라고 말씀을 드렸는데요. 특히 전략·기획 분야에서 만드는 모든 슬라이드에는 우리가 그 슬라이드를 만든 이유가 있고, 그 슬라이드에서 전달하고자 하는 메시지가 있어야 합니다. 이상적으로는 모든 1장, 1장의 슬라이드에는 모두 그 슬라이드별로 메시지가 잘 담겨 있어야 합니다. 그냥 단순히 사실이나 정보를 나열하는 것이 아니라 말이죠.
다만 여기서 주의해야 하는 점이 있습니다. 반대로 또 한 슬라이드에 너무 많은 핵심 메시지가 들어가도 안된다는 점인데요. 1장의 슬라이드에 너무 많은 메시지가 들어가게 되면 초점이 흐려지고, 그만큼 전달력이 떨어지고 또 슬라이드도 너무 복잡해진다는 문제가 생기기 때문입니다. 이것을 다 합쳐서 흔히 ‘One Slide One Message’라고 표현합니다. 그렇다면 이 ‘One Slide One Message’를 제대로 못 지키면 무슨 문제가 생기게 될까요?
일단 맨 처음 제가 뭐라고 말씀을 드렸죠? 각 슬라이드에는 반드시 메시지가 있어야 한다고 말씀을 드렸죠. 이 슬라이드는 매출 성과와 관련된 수치들을 차트로 정리한 슬라이드인데요. 차트 자체는 정상적으로 잘 들어갔지만 이렇게 차트만 이렇게 달랑 넣으면 도대체 이 차트를 통해 이 사람이 무슨 말을 하고 싶은 것인지를 알 수가 없습니다. ‘내 마음을 맞혀봐‘처럼 되는 것이죠. 이게 매출 성과가 그래서 좋다는 것인지 나쁘다는 것인지, 제품별 매출 트렌드는 어떻게 해석하면 되는 것인지, 제품별 매출 성장률은 각각 어떻게 다르며 그 이유는 무엇인지 같은 것들이 이렇게만 하면 전혀 알 수가 없게 되는 문제가 생기게 됩니다.
그래서 각 슬라이드에는 이렇게 핵심 메시지가 반드시 들어가야 하며, 또 그를 설명할 수 있는 핵심 논거들이 잘 정리가 되어 있어야 하는 것입니다. 이렇게 슬라이드를 구성하면 이것을 처음 보는 사람도 이 차트를 통해 이 사람이 무엇을 말하고 싶어하는 지를 알 수가 있겠죠. 위에는 이 슬라이드로 전달하고자 하는 핵심 성과나 주요 문제점 같은 것들이 적혀 있죠. 그래서 매출 성과가 목표를 잘 달성하면서 성장하는 것인지, 성장률은 얼마인지, 제품별로는 어떤 차이가 있는지, 그렇게 차이가 나는 이유가 무엇인지 등을 한 눈에 파악을 할 수가 있게 됩니다. 이해가 되시죠?
그런데 또 반대로 한 슬라이드에서 하고 싶은 중요한 이야기가 너무 많으면 안된다고 말씀을 드렸습니다. 우리가 꼭 One Slide One Message라는 원칙을 지켜야 한다고 말씀을 드렸죠. 우리가 슬라이드에 여러 좋은 정보들을 많이 담아 보겠다고 이렇게 한 슬라이드에 여러 메시지가 들어가게 슬라이드를 구성하게 되면 어떻게 될까요? 그러면 여기서는 전체 매출에 대한 이야기도 하고 싶고, 비용에 대한 이야기도 하고 싶고, 뭔가 이야기가 담겨 있기는 한데 정확히 무슨 이야기를 하고 싶은지를 잘 모르겠죠. 이게 매출 성과에 대한 이야기를 하려는 것인지, 비용 구조가 어떤지에 대한 이야기를 하고 싶은 것인지가 오히려 분명하지가 않게 되죠.
그래서 모든 것은 과유불급이라고 괜히 이것저것 꽉꽉 채워 넣으면 슬라이드가 뭔가 있어 보일 수는 있는데 메시지 전달이라는 관점에서는 오히려 역효과가 나게 됩니다. 그러니까 한 슬라이드에 중요한 메시지는 하나만! 꼭 기억해두시기를 바랄게요.
좋은 PPT 원칙 2: 텍스트는 1~2줄 이내
그 다음으로 알아볼 두 번째 원칙은 바로 ‘텍스트는 가급적 1-2줄 이내’로 요약해서 정리하라는 내용입니다. 이게 막 불필요한 조사, 동사 이런 것들 다 포함해서 글을 적기 시작하면 글이 엄청 길어질 수 있거든요. 그래서 문장에서 불필요한 요소들을 잘 제거해서 1-2줄로 요약해서 적어주면 좋고요.
또 전략·기획 PPT들을 보면 PPT가 빡빡하게 생겼으니까 이런저런 정보 괜히 막 꽉꽉 채워서 만드는 것 같아도 사실 그렇지 않거든요. 정말 꼭 필요하고 없으면 안되는 정보 위주로 슬라이드를 잘 구성하는게 중요합니다. 전략·기획 문서라는게 정말 필요한 것만 넣어도 그만큼 필요한 정보, 수치가 많으니까 그렇게 빡빡해지는 거에요. 그냥 빡빡하게 만들기 위해서 중요하지 않은 내용 괜히 막 채워넣고 이러시면 안됩니다. 대세에 지장이 없는 세부 정보나, 애매한 백업 자료 같은 것들은 차라리 PPT 문서 맨 뒤에 부록으로 따로 첨부해두시는게 좋아요. 본 문서는 중요한 정보들 중심으로 압축해서 만들고, 나머지는 문서 맨 뒤에 따로 첨부해서 필요한 상황이 만약 생기면 그때 꺼내서 보거나 활용을 하는 거죠.
그리고 PPT로 글을 요약 정리할 때는 Bullet Point를 잘 활용하시면 좋습니다. Bullet Point가 별게 아니라 그 글 맨 왼쪽에 점 찍어서 정리하는 것 있죠. 전략·기획 쪽 PPT를 만드시다 보면 아마 이걸 엄청 자연스럽게 자주 활용하게 되실 겁니다.
아까 우리가 봤던 슬라이드에 이런저런 내용들을 막 더 채워보면 어떻게 될까요? 예를 들어 이런 슬라이드가 나올 수 있을 것 같은데요. 대충 보이게는 막 내용도 꽉 차보이고 괜히 뭔가 더 잘 만든 프로페셔널한 그런 슬라이드 같이 느껴집니다. 하지만 자세히 보면 제목도 너무 불필요하게 길고, 막 차트에도 굳이 소수점 두 자리까지 숫자를 길게 적어 놓고 했는데 이런 부분들이 굳이 필요하진 않은 부분들이죠. 그리고 옆에 적혀 있는 문장들도 보면 중요하지 않은 내용들이 문장에 많이 포함되어 있고, 그러다 보니 전반적인 문장이 좀 장황해지는 경향이 있습니다. 맨 오른쪽에는 제품 사진, 출시일 같은 정보들이 있는데 저 내용들은 이 슬라이드에 없어도 무방한 내용들이죠. 없어도 무방한 정보는 없어도 괜찮습니다. 꼭 반드시 이렇게 꽉 차보인다고 꼭 좋은 슬라이드는 아니니까요. 굳이 가독성을 해치면서 너무 많은 정보를 넣거나, 장황하게 설명하지 않도록 항상 주의를 좀 할 필요가 있습니다.
반대로 아까 우리가 처음 확인했던 그 슬라이드로 돌아와서 보면 어떨까요? 물론 이것도 예시적으로 만든 슬라이드라서 자잘하게는 개선 사항이 있을 수는 있겠지만… 앞선 슬라이드보다는 훨씬 깔끔하고 무엇을 말하려는지, 무슨 정보가 핵심 정보인지가 좀 더 명확하게 보이죠. 최상단 메시지도 짧고 명확하게 쓰여 있고요. 불필요한 소수점이 없으니까, 굳이 소수점까지 적지 않아도 각 숫자가 무슨 의미를 담고 있는지가 더 쉽게 보이죠. 그리고 설명도 정말 중요한 내용들로 2줄 이내로 설명했는데 오히려 앞에서 본 슬라이드보다 내용이 더 명확하게 전달되는 부분들도 있습니다.
그러니까 여러분들도 PPT를 만드실 때 이렇게 적절한 수준으로 내용을 채우고 가독성을 잘 유지해야 한다는 점, 잘 명심을 해두시면 좋을 것 같습니다.
좋은 PPT 원칙 3: 꼭 필요한 것만 강조
세 번째로 알아볼 원칙은 바로 ‘꼭 필요한 것만 강조할 것’입니다. 우리가 PPT를 그리다 보면 막 괜히 강조하고 싶은 내용들에는 색깔도 넣고, 볼드체라고 하죠. 글자도 굵게 하고. 간혹 밑줄도 그어줍니다. 그런 것들을 적절하게 활용하는 것이 나쁜 것은 아닌데, 마찬가지로 과유불급이라고 꼭 필요한 것들에만 이런 것들을 적용해야지 너무 여기저기 막 적용하면 안된다는 의미입니다.
특히 색상 같은 경우는 뒤에 다른 영상에서 더 자세히 한 번 설명드릴텐데 전략·기획 쪽 PPT는 색상을 다채롭게 활용하는 문서는 아니거든요. 그래서 정말 딱 필요한 거, 시선을 꼭 끌어야만 하는 것에만 가끔 색상을 적용하는 것이 좋고 보통은 그냥 무채색으로 처리해도 크게 문제가 되지 않습니다. 글자도 마찬가지입니다. 보통 진짜 강조하고 싶은 문구나 데이터는 차트나 도식화를 통해 해결하는 경우가 많기 때문에 ‘굳이 디테일한 내용들에 막 너무 시선을 분산시키는 것은 최소화하면 좋다’라고 이해를 해주시면 좋을 것 같습니다.
예를 들어서 이 슬라이드를 보면 뭔가 강조하고 싶은 내용들마다 색상을 다 넣으니까 어느 하나에 집중이 잘 안되는 느낌이 들죠. 슬라이드도 디자인적으로 아주 뛰어나다고 보기는 어렵고, 특히 이렇게 채도가 높은 색상이 너무 많이 들어가 있으면 PPT가 전반적으로 전문성이 떨어져 보이는 문제도 좀 생깁니다. 그리고 오른쪽에 보면 글자를 굵게도 하고, 밑줄도 많이 쳐두고 하기는 했는데 다 중요하다고 다 글자를 굵게 하고, 다 밑줄을 쳐두니까 정작 저 중에서 어느게 가장 중요한지를 알 수가 없죠. 그래서 가급적이면 이렇게 색상이나 글자에 주는 효과를 너무 지나치게 쓰면 안된다고 말씀을 드리는 겁니다.
이걸 좀 이렇게 정리해보면 어떨까요. 일단 색상을 너무 많이 활용하기 보다는 무채색 중심으로 톤을 차분하게 잡고, 색상으로 강조하려고 했던 것을 도형으로 대체를 하는 거죠. 일단 왼쪽에서 가장 강조를 고 싶은 문구는 ‘차별적 IT 역량’, ‘마케팅 자산’ 같은 단어니까 이것만 도형으로 크게 잡아주고요. 나머지 ‘데이터 기반 타겟 선정’이라든지 ‘자체 마케팅 채널, 인플루언서 풀보유‘ 같은 내용들은 옆에 텍스트로 담백하게 적어줄게요. 그리고 오른쪽에서는 아까 빨간색 단어로 높은 적중률, 사업 확장성, 안정적 수익 이렇게 적혀 있었던 것들을 사각형 박스로 묶어서 이렇게 표현을 해두었고요. 나머지 세부적인 내용들은 오른쪽에 Bullet Point로 적어두었습니다. Bullet Point에 적힌 내용들은 사실 뭐 나름 다 중요한 내용들이기는 하지만, 일종의 백업이지 꼭 가장 강조해야만 하는 그런 키워드들은 아닌지라 굳이 글자에 별도의 효과를 넣지는 않았습니다.
이렇게 하면 상대적으로 차분해 보이면서도 좀 깔끔하게 원하는 핵심 키워드들만 강조를 할 수 있게 되죠. 그리고 보통 전략·기획 쪽 PPT들은 이런 느낌으로 작업되는 경우가 많으니까 참고를 하시길 바랄게요.
좋은 PPT 원칙 4: 꼭 필요한 이미지·아이콘만 사용
그 다음으로 살펴볼 원착은 ‘꼭 필요하지 않은 이미지, 아이콘은 쓰지 말 것’입니다. 여기서 이미지는 말 그대로 사진 이런 이미지를 말하고요. 아이콘은 오른쪽 위에 보시는 것처럼 이런 심플한 일러스트 같은 것들을 의미하는데요. 이런 아이콘들은 파워포인트에서 기본으로 제공해주는 아이콘들도 많습니다. 이런 것들을 잘 쓰면 간혹 되게 좋은데, 또 그 방법에 대해서 나중에 우리도 배우기는 할 텐데요. 그럼에도 불구하고 기본적으로는 ‘꼭 필요한 순간이 아니라면 굳이 사용을 하지는 말자‘라는 내용입니다.
이 전략·기획쪽 PPT는 이제 대충 느낌 좀 오셨겠지만 어떤 측면에서 되게 실리적인 것을 중요시하는 경향이 있습니다. 중요한 내용만, 군더더기 없이, 간결한 디자인으로 전달하는 것에 집중하는 편이거든요. 그래서 넣어도 그만, 안 넣어도 그만인 그런 것들은 가급적 다 넣지 말라고 하는 편입니다. 특히 이런 이미지나 아이콘은 꼭 필요한게 아닌데 괜히 들어가면 시선만 분산되고, 그거 넣는데 작업 시간만 더 들게 되고요. 또 디자인적으로 좋으라고 넣었는데 이게 전략·기획 분야 PPT에서는 오히려 전문성이 떨어져 보이는 약간 역효과를 주게 되는 경우도 많습니다. 그래서 꼭 필요하지 않은 이미지, 아이콘은 가급적 최소화하면 좋다는 말이고요.
괜히 이미지랑 아이콘을 막 넣으면 약간 이런 느낌이 되는 거죠. 이게 뭐 보는 사람마다 더 좋다고 하시는 분들도 있으실 수도 있을 것 같기는 한데, 상대적으로 PPT가 좀 진중한 느낌보다는 가벼운 느낌을 주는 건 좀 어쩔 수 없는 것 같고요. 그리고 굳이 이렇게까지 이미지나 아이콘을 찾고 편집하는데 시간을 쓸 필요는 없다는 거죠. 이 이미지나 아이콘이 없어도 하고 싶은 이야기는 잘 전달이 될 수 있으니까. 이런 이유로 이 네번째 원칙을 소개드리는 것이라고 생각해주시면 좋을 것 같습니다.
좋은 PPT 원칙 5: 적절한 차트 & 도식 활용
다섯번째는 차트 & 도식화를 잘 쓰는 것이 정말 중요하다는 점입니다. 너무 당연한 이야기입니다만 같은 숫자도 그냥 숫자를 막 나열하는 것보다는, 당연히 차트로 잘 시각화해서 보여주면 효과가 더 좋을 수 밖에 없겠죠. 그리고 숫자가 특히 자주, 많이 들어가는 전략·기획 쪽 PPT 특성 상 이 차트의 중요성이 다른 일반 PPT들보다는 약간 배가 되는 경향이 있습니다. 그리고 이런저런 내용들이 들어가다 보면 내용이나 텍스트가 많아질 수 있는데, 이걸 그냥 줄글로 쭉 적는 것보다는 구조화를 한 번 한 다음에 도식으로 잘 보여줄 수 있으면 더 좋겠죠. 말로만 설명드리면 무슨 이야기인가 싶으실 수도 있는데 뒤에서 예시랑 같이 보시면 금방 감이 오실 것 같습니다. 여하튼 요약하면 ‘차트, 도식화를 얼마나 잘 활용하는지가 전략·기획 PPT, 프로페셔널 펌 PPT의 퀄리티를 결정한다고 보셔도 무방하다‘ 이렇게 이해하셔도 무리가 없으실 것 같습니다.
자, 먼저 숫자가 많이 들어간 슬라이드를 생각을 해보도록 하겠습니다. 표로 잘 정리가 되어 있기는 한데 대충 봐도 이게 뭔가 숫자가 많고 그러니까 숫자들이 어떤 트렌드로 움직이는지, 각각의 숫자가 어떤 의미를 가지고 있는지를 확인을 하기가 좀 어렵죠. 옆에 설명이 좀 써있기는 하지만 아무래도 잘 눈에 안 들어올 수 밖에 없습니다.
그래서 이걸 차트로 이렇게 변환하면 아까 보신 그 슬라이드가 나오는 겁니다. 같은 숫자를 넣어도 이걸 테이블로 넣느냐, 차트로 넣느냐에 따라 가시성에 큰 차이가 발생을 하게 되고요. 이렇게 차트화를 하니까 전체 매출 트렌드는 어떤지, 각 제품별 매출 트렌드는 어떤지 이런 것들이 훨씬 한 눈에 쉽게 보이죠. 차트를 그릴 때는 각 상황에 맞게 어떤 형태의 차트를 선택하는지가 또 되게 중요한데, 내가 아직 차트가 익숙하지 않고 잘 그리지 못한다고 해서 걱정하실 필요는 없습니다. 이에 대해서는 나중에 다른 영상에서 더 길고 자세하게 다루어 볼 예정이니까요. 일단은 ‘아, 차트는 정말 중요한거구나‘ 정도로 이해하고 넘어가시면 될 것 같습니다.
그 다음 살펴볼 예시는 도식화입니다. 아까 내용이 많을수록 구조화를 잘 한 다음에 이를 도식으로 보여주면 좋다는 말씀을 드렸잖아요? 지금 보시는 이 슬라이드를 잘 살펴보시면 왼쪽에는 ‘당사 보유 역량’이라고 해가지고 이런저런 내용들이 많이 써있는데 아무래도 눈에 잘 안들어옵니다. Bullet Point로 문장을 나눠서 정리해뒀고, 각 Bullet Point마다 ‘차별적 IT 역량‘ ‘마케팅 자산’ 이렇게 키워드도 대괄호를 통해 강조는 해두기는 했는데 그래도 가시성이 좀 떨어지죠. 오른쪽의 기대효과도 마찬가지입니다. 심지어 왼쪽보다 텍스트 양이 더 많죠. ‘높은 적중률‘, ‘사업 확장성‘, ‘안정적 수익’ 이런 키워드들을 강조하고 싶었던 것 같은데 이렇게만 적으면 저 수많은 글자들에 파묻혀서 아무래도 눈에 띄기가 어려울 수 밖에 없습니다. 그러면 이걸 어떻게 더 시각적으로 잘 표현할 수 있을까요?
이럴 때 바로 도식화를 이용하는 겁니다. 이 슬라이드는 앞에서도 여러 번 같이 봤었죠? 이 슬라이드가 원래 앞에 있었던 텍스트 가득한 그 슬라이드를 도식화를 통해 한 번 가공한 슬라이드라고 이해를 해주시면 될 것 같습니다. 보시면 왼쪽에 있었던 당사 보유 역량을 2개의 핵심 키워드별로 이렇게 요약 정리를 했어요. ‘차별적 IT 역량‘, ‘마케팅 자산‘ 이런 핵심 키워드는 동그란 도형으로 만들어서 크게 왼쪽에 딱딱 넣어줬고요. 그 다음 ‘차별적 IT 역량‘, ‘마케팅 자산‘ 이 각각이 의미하는 바가 무엇인지를 오른쪽에 간단히 요약을 해뒀습니다. 그리고 이 ‘차별적 IT 역량‘, ‘마케팅 자산‘ 덕분에 오른쪽에 있는 기대 효과가 나올 수 있는 거잖아요? 그래서 가운데에 화살표를 넣어서 ‘왼쪽에 있는 것들 덕분에 오른쪽에 있는 효과를 누리고 있다’라는 것을 시각적으로 표시해줬습니다. 그 다음 오른쪽도 마찬가지죠. 강조하고 싶었던 ‘높은 적중률’, ‘사업 확장성‘, ‘안정적 수익‘ 이 3개의 키워드를 각각 사각형 도형으로 표시한 다음에 각각의 오른쪽에 박스 형태로 설명 글을 넣어줬습니다.
이렇게 하면 앞에서 봤던 거랑 비교했을 때 어떠신가요. 훨씬 눈에 쉽게 들어오죠? PPT가 좀 더 프로페셔널하게 보이기도 하고요. 전략·기획 쪽 PPT는 이렇게 도식화만 잘 활용을 해도 그 가시성이나 퀄리티, 시각적 전문성이 엄청 올라가게 됩니다.
좋은 PPT 원칙 6: 간결한 레이아웃
마지막으로 알아볼 6번째 원칙은 바로 ‘레이아웃은 간결할수록 좋음’입니다. 이게 앞에서도 비슷한 이야기를 드리기는 했지만 전략·기획 쪽 PPT나 컨설팅 PPT가 겉으로 보이게는 막 뭔가 꽉꽉 차 있고 차트, 도형도 많이 들어가있고 하다 보니까 슬라이드를 복잡하고 있어보이게 구성하는게 되게 중요하다고 생각하시는 경우가 많은데요. 그래도 이 모든 것들이 과유불급이라고 사실 가장 좋은건 가장 핵심이 되는 내용만 가장 간결하고 심플하게 보여주는 것이 보통은 가장 이상적입니다. 그리고 보통 이렇게 슬라이드가 너무 복잡하게 구성되는 경우는 언제냐면, 한 슬라이드에 너무 많은 내용을 넣으려고 할 때 이런 문제가 발생하는 경우가 많습니다. 앞서 설명 드린 제1원칙인 ‘One Slide One Message’같은 것도 이걸 지키지 않는 순간 슬라이드가 너무 복잡하게 변하게 되거든요.
이 슬라이드는 앞에서도 한 번 봤던 슬라이드죠. 한 슬라이드에서 하고 싶은 이야기가 많으니까 내용도 너무 많이 들어가고, 한 슬라이드에 들어가는 내용이 너무 많으니까 자연스럽게 슬라이드가 너무 복잡해집니다. 보면 차트가 왼쪽에도 있고 오른쪽에도 있으니까 일단 시선을 어디다 먼저 둬야할지 잘 모르겠죠. 그리고 차트가 나왔다가 텍스트가 나왔다가 또 차트가 나오고 하는데 아무래도 좀 너무 복잡하고 어렵습니다.
이럴 때는 굳이 억지로 한 슬라이드에 다 몰아 넣을 것이 아니라, 과감하게 어느 한 정보를 빼버리는 것도 방법이고요. 혹은 둘 다 너무 중요한 정보다, 근데 서로 전달하는 메시지가 다르다 그러면 그냥 이렇게 2개로 쪼개는 것이 더 낫습니다. 이러면 왼쪽에서는 명확하게 매출에 대한 이야기만 할 수 있게 되고, 오른쪽에서는 명확하게 비용에 대한 이야기만 할 수 있게 되죠. PPT 구성도 훨씬 심플해지게 되고요. 그래서 괜히 있어 보이게 하려고 너무 복잡하고 어렵고 눈을 어디다둬야 할지 모르겠는 그런 슬라이드 보다는, 가급적 핵심 내용 중심의 심플하고 간결한 슬라이드 구조, 내용을 가져가면 좋다는 말씀을 드리는 거라고 이해해주시면 좋을 것 같습니다.
맺음말
자, 여기까지 ‘좋은 PPT, 나쁜 PPT를 가르는 PPT 작성 6원칙’에 대해 살펴봤는데요. 어떠세요, 좀 이해가 되셨을까요? 아마 이해하시기에 너무 어려운 내용들은 아니셨을 거라고 생각이 되고요. 그리고 또 누구나 쉽게 잘 해내실 수 있을 거라고 믿고 있습니다. 이제 다음 글에서는 ‘PPT의 기본, 작업 순서’라는 제목으로 PPT 작업 순서에 대한 내용에 대해 알아보게 될텐데요. ‘잉, 작업 순서… 그게 왜 중요하지?’ 싶으신 분들도 있으실 것 같은데 이걸 잘 지키느냐 아니냐에 따라 정말 작업 효율이 최소 2배 이상은 차이가 날 수도 있거든요. 간단하고 어렵지는 않지만 그만큼 중요한 내용이니까요. 다음 글도 잘 읽어주시면 감사하겠습니다.